POAC

 Pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasian adalah penetapan struktur peran-peran melalui penentuan aktivitas-aktivitas, pegelompokan aktivitas, penugasan kelompok aktivitas, pendelegasian wewenang, pengkoordinasian hubungan antar wewenang serta informasi baik secara vertikal maupun horizontal, yang dibutuhkan organisasi untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi. Agar peran organisasi ada dan berarti bagi orang-orang, peran-peran itu harus mencakup:

a.    Tujuan yang dapat direalisasikan.

b.    Konsep dan batas kewajiban yang jelas.

c.    Kebijakan-kebijakan yang dapat dimengerti dan dapat dilaksanakan.

d.    Ketersediaan informasi yang diperlukan, alat-alat dan sumber-sumber yang penting.

Pengertian Organisasi

Pengertian organisasi dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu:

1. Organisasi sebagai alat manajemen

Organisasi sebagai alat manajemen adalah organisasi sebagai wadah/tempat manajemen sehingga memberikan bentuk bagi manajemen yang memungkinkan manajemen dapat bergerak. Organisasi sebagai alat organisasi dalam arti statis (tetap/tidak bergerak).

2. Organisasi sebagai fungsi manajemen

Organisasi sebagai fungsi adalah organisasi dalam arti dinamis, yaitu organisasi yuangmemberikan memungkingkan tempat manajemen dapat bergerak dalam batas-batas tertentu. Selain itu organisasi masih mempunyai pengertian yaitu organisasi sebagai :

·         “a group of people”, yaitu kelompok orang-orang yang membentuk kelompok tertentu yang bekerjasama untuk melaksanakan suatu usaha atau kegiatan.

·         “a system of authority”, yaitu organisasi sebagai sistem wewenang yang memberikan kekuasaan bagi setiap pejabat dalam melaksanakan tugasnya.

·         “a system of function”, yaitu sebagai sistem distribusi tugas sehinggaa masing-masing pejabat memegang tugas tertentu.

Timbulnya Organisasi

Organisasi timbul apabila ada dua orang atau lebih yang bersama-sama menjalankan pekerjaan untuk kepentingan bersama.

Dasar Organisasi

Yang menjadi dasar organisasi adalah penakanan pada tugas-tugas yang ada pada organisasi tersebut, kemudian baru menentukan orang-orang yang tepat untuk menjalankan tugas-tugas yang ada dalam organisasi tersebut.

Unsur-Unsur Organisasi

a.    Himpunan orang-orang

b.    Bekerja sama

c.    Pencapaian tujuan bersama

Hubungan Organisasi dan Manajemen

Organisasi adalah wadah dari manajemen yang saling mempengaruhi. Kalau organisasi baik tetapi manajemen tidak baik, maka organisasi tidak dapat bergerak, demikan sebaliknya. Dalam rangka membentuk organisasi yang baik perlu diketahui dan diperhatikan asasasas

terdapat dalam organisasi, yaitu :

a.    Asas kesatuan komando (unity of commad)

Dalam suatu organisasi ada suatu asas dimana tiap-tiap pegawai hanya mempunyai satu pimpinan (pimpinan tunggal), dimaksudkan agar tugas-tugas yang diberikan dapat dilaksanakan dengan dan karena hanya berasal dari pimpinannya

b.    Span of control

Dengan span of control dimaksudkan untuk memberi batas kemampuan seorang pimpinan untuk dapat mengatur dan mengawasi bawahannya. Kemampuan tiap-tiap pimpinanberbeda satu sama lain, ada yang mampu hanya 5 pegawai, ada yang 10 pegawai atau 15. Dari hasil penelitian di Amerika Serikat yang paling efektif seorang pimpinan sebanyak-banyaknya mengawasi 8 pegawai. Perbedaan kemampuan tersebut berdasarkan beberapa faktor, antara lain, perbedaan pengalaman, perbedaan pendidikan, perbedaan kecakapan dan perbedaan usia.

c.    Pembagian kerja secara homogen

Bermacam tugas dalam organisasi harus dibagi-bagi sedemikain rupa dan ditugaskan pada orang-orang tertentu, tetapi tetap merupakan satu kesatuan yang homogen dan tidak berjalan sendiri-sendiri.

d.    Delagasi wewenang yang diikuti dengan tanggung jawab.

Untuk berhasilnya suatu organisasi tergantung pada sejauh mana seorang pimpinan mendelegasikan wewenang, yang tentunya disertai dengan delegasi tanggung jawab. Delegasi diberikan karena pimpinan sudah memberikan kepercayaan penuh kepada yang didelegasikan.

Tipe/Bentuk Organisasi

Tipe/bentuk organisasi pada umumnya berbentuk:

1.    Organisasi Lini (line)/Garis

Organisasi berbentuk lini /garis adalah suatu bentuk organisasi di mana kepala/pemimpin (Chief Executive) dipandang sebagai satu-satunya sumber wewenang, dimana semua keputusan/kebijasanaan dan tanggung jawab ada pada satu tangan (maksudnya kepala/pimpinan puncak).

Ciri-ciri organisasi lini/garis

Ciri-ciri organisasi lini/garis adalah dimana pimpinan organisasi tunggal, garis komando ke bawah jelas dan kuat.

Kebaikan :

Kebaikan dari organisasi lini/garis adalah :

• Asas kesatuan komando tampak menonjol
• Dapat menjamin kedisiplinan
• Koordinasi relatif mudah dilaksanakan
• Pengawasan kepada bawahan mudah dilaksanakan

Keburukan :

Keburukan dari organisasi lini/garis adalah :

• Perluasan organisasi berarti penambahan beban dan tanggung jawab dan dapat melampuai span of control
• Anggota organisasi (bawahan) tidak mempunyai kesempatan untuk berkembang.

2.    Organisasi Staf (Staff)/Bantuan

Organisasi staf adalah suatu bentuk organisasi yang hanya mempunyai hubungan dengan pucuk pimpinan dan fungsi memberi bantuan, baik berupa pemikiran maupun hal-hal lainnya, untuk kelancaran tugas pimpinan.

Ciri-ciri organisasi lini dan staf

Pimpinan dibantu oleh staf dan ada kesatuan komando. Staf mempunyai wewenangfungsional dan memberikan advis/petunjuk. Kepala mempunyai wewenang komando.

Kebaikan

1. Disiplin dapat dipegang teguh
2. Keahlian/spesialisasi dalam tugas masing-masing staf dapat dipertahankan dandikembangkan.

Keburukan

• Dalam bentuk lini dan staf , sering terjadi pertengkaran antara pejabat lini dan staf sehingga sering menghambat jalannya organisasi.

3.    Organisasi Fungsional

Ciri-ciri organisasi fungsional adalah:

a.    Bawahan mendapat perintah dari beberapa pejabat yang masing-masing menguasai suatu keahlian tertentu dan bertanggung jawab sepenuhnya atas bidangnya. Pada bentuk ini pimpinan mempercayakan sepenuhnya kepada para ahli dalam bidang masing-masing.

Kebaikan

Kebaikan dari organisasi fungsional adalah :

• Bidang pekerjaan khusus diduduki seseorang yang ahli yang memungkinkan bekerja atas dasar keahlian dan kecintaannya pada tugasnya.
• Tanggung jawab atas fungsinya terjamin.

Keburukan :

Keburukan dari organisasi fungsional adalah :

• Koordinasi sulit dilaksanakan
• Dapat menimbulkan dispersonalisasi
• Keahlian memimpin kurang dapat jaminan
• Asas kesatuan komando sulit dilaksanakan.

Pembedaan Bentuk Organisasi

Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya “Organisasi dan Administrasi Kantor Modern”, menyebutkan bahwa bentuk-bentuk organisasi dapat dibedakan menurut dalam beberapa hal sebagai berikut :

a.    Pemimpin Proyek

b.    Pimpinan

c.    Peneliti

Hendry G. Hadges mengemukakan 4 bentuk bagan organisasi menurut wujudnya, yaitu:

a.    Bentuk piramida

b.    Bentuk horizontal

c.    Bentuk vertical

d.    Bentuk lingkaran

e.    Bentuk lukisan-lukisan

Masing-masing bagan kecuali bagan lukisan, dapat dibedakan menurut isinya, yaitu bagan structural, bagan fungsional, bagan jabatan, bagan nama.

Organisasi formal dan non formal

Seorang ahli bernama Barnard dan dari penemuan ekperimen Hawthorne, organisasi dapat dibedakan menjadi organisasi formal dan non formal.

a.    Organisasi formal

Menurut Barnard adalah apabila aktivitas orag-orang lebih dikordinasi secara sadar menuju tujuan tertentu. Organisasi dikatakan formal apabila :

1.    Dapat berkordinasi satu sama lainnya

2.    Bersedia untuk bertindak

3.    Bersama-sama mempunyai suatu tujan

b.    Organisasi non formal

Organisasi non formal adalah setiap gabungan aktivitas pribadi tanpa tujuan untuk bergabung secara sadar, meskipun dapat memberikan hasil bagi gabungan tersebut. (misalnya para penumpang pesawat, aktivitas dipasar, penonton bioskop, dan sebagainya).

Actuating (Penggerakan)

a. Pengertian dan Peranan

Penggerakan adalah suatu fungsi pembimbingan dan pemberian pimpinan serta penggerakan orang-orang agar orang-orang tersebut mau dan suka bekerja. Berdasarkan pengertian tersebut jelaslah bahwa peranan penggerakan (actuating) sangat penting, karena penggerakan berfungsi untuk menggerakan fungsi-fungsi manajemen yang lain, seperti perencanaan, pengorganisasian, pengawasan.

Menggerakan orang-orang agar mau dan suka bekerja mempunyai arti bagimana menjadikan para pegawai sadar akan tugas dan kewajiban serta bertanggung jawa atas tugas yang dibebankan kepadanya tanpa menunggu perintah dari siapapun.

Faktor-faktor penting dalam keberhasilan penggerakan

Fungsi penggerakan tidak sekedar pekerjaan mekanis (mesin, elektronik) karena manusia bukanlah robot, oleh karenanya diperlukan faktor-faktor pendukung, seperti :

1. Segi Organisasi

a)   Terdapat peraturan-peraturan

Maksudnya adalah adanya ketentuan-ketentuan yang memberi kemungkinan adanya kepastian perkembangan organisasi baik ke dalam maupun ke luar.

b)   Terdapat fasilitas-fasilitas

Maksudnya adalah fasilitas-fasilitas perangkat lunak atau perangkat keras yang diperlukan untuk gerak organisasi yang didasarkan atas pengkajian yang dapat dipertanggung jawabkan untuk memenuhi aspek kuantitas dan kualitas.

c)    Terdapat sarana komunikasi yang memadai

Sarana komunikasi yang memadai adalah segala sesuatu yang digunakan untuk menyampaikan dan menerima informasi, misalnya telepon, internet, mimbar, publikasi, journal dan sebagainya.

d)   Terdapat kader-kader pemimpin

Terdapat kader-kader pimimpin artinya bahwa untuk mendapatkan pimpinan yang jelas dan tegas ruang lingkup kepemimpinannya perlu dipertimbangkan dari dalam organisasi untuk memotivasi gerak organisasi kearah yang sesyai tujuan organisasi.

2. Segi Pemimpin

a. Wewenang

Wewenang maksudnya adalah pemimpin harus memahami akan tugas dan wewenang yang diembannya (delegation of authority) dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

1.    Antara tugas dan wewenang harus memperhatikan hukum keseimbangan (equilibrium).

2.    Tidak menyalahgunakan wewenang.

3.    Wewenang harus dipertanggungjawabkan pada jalur organisasi tertentu.

4.    Pembatasan waktu memegang jabatan memimpin, untuk menghindari teori absolutisme kekuasaan.

5.    Memiliki kelebihan-kelebihan

Maksudnya adalah suatu keadaan tertentu yang dimiliki seseorang dan tidak terdapat pada orang lain, kelebihan tersebut antara lain :

·         Kelebihan dalam pikiran dan rasio

·         Kelebihan dalam fisik dan rohaniah.

·         Memiliki sifat-sifat kepemimpinan

Menurut Ord Way Tead dalam bukunya “The Art of Leadership”, menyebutkan sifat-sifat yang harus dimiliki pemimpin adalah :

1.    Energi jasmani dan rokhani (physical and nerveus energy)

2.    Semangat untuk mencapai tujuan (a sence of purpose an direction)

3.    Ramah dan penuh perasaan ( frend lyness and effection)

4.    Integritas (integrity)

5.    Kecakapan teknis ( technical skill)

6.    Mudah mengambil keputusan (decisive ness)

7.    Cerdas (intelligence)

8.    Kecakapan mengajar (teaching skill)

9.    Keyakinan (faith).

Pengendalian/Pengawasan (Controlling)

A.   Arti Pengawasan

Mc. Farland memberikan definisi, pengawasan adalah suatu proses dimana pimpinan ingin mengetahui apakah hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh bawahan sesuai dengan rencana, perintah, tujuan atau kebijakan yang telah ditentukan. Menurut Mc. Farland pengawasan harus berpedoman pada hal-hal sebagai berikut :

a.    Rencana yang telah ditentukan

b.    Perintah terhadap pelaksanaan pekerjaan

c.    Tujuan

d.    Kebijakan-kebijakan.

B.   Maksud Pengawasan

Pengawasan dimkasudkan untuk mencegah atau memperbaiki kesalahan, penyimpangan, ketidak sesuaian dan lain-lainnya yang tidak sesuai dengan tugas dan wewenang yang telah ditentukan. Jadi pengawasan bukan mencari kesalahan terhadap orangnya, tetapi mencari kebenaran terhadap hasil pelaksanaan pekerjaan.

Tujuan Pengawasan

Tujuan pengawasan adalah agar hasil pelaksanaan pekerjaan diperoleh secara berhasil guna (efektif) dan berdaya guna (efisien) sesuai dengan rencana yang telah ditentukan.

Tugas/Fungsi Pengawasan

1.    Mempertebal rasa dan tanggung jawab terhadap yang diserahi tugas dan wewenang dan pelaksanaan pekerjaan.

2.    Mendidik para pejabat/pimpinan agar dalam melaksanakan pekerjaan sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan.

3.    Untuk mencegah terjadinya penyimpangan, penyelewengan, kelalaian, dan kelemahan untuk menghindari kerugian yang tidak diinginkan.

4.    Suatu usaha untuk memperbaiki kesalahan dan penyelewengan, agar pelaksanaan pekerjaan tidak mengalami hambatan dan pemborosan.

Macam-Macam Pengawasan

a.    Pengawasan dari dalam orgnisasi (Pengawasan Internal) adalah pengawasan yang dilakukan oleh oleh aparat/unit pengawasan yang dibentuk dari dalam organisasi itu sendiri (dalam satu atap). Aparat/unit pengawasan ini bertugas mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan oleh pimpinan untuk melihat dan menilai kemajuan atau kemunduran dalam pelaksanaan pekerjaan. Selain itu pimpinan dapat mengambil suatu tindakan korektif terhadap hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh bawahannya (internal control), misalnya unit kerja Inspektorat Jenderal sebagai unit pengawasan di tingkat departemen.

b.    Pengawasan Luar Organisasi (Pengawasan Ekstenal) adalah pengawasan yang dilakukan oleh Aparat/Unit Pengawasan dari luar organisasi terhadap departemen (lembaga pemerintah lainnya) atas nama pemerintah. Selain itu pengawasan dapat pula dilakukan oleh pihak luar yang ditunjuk oleh suatu organisasi untuk minta bantuan pemeriksaan/pengawasan terhadap organisasinya. Misalnya Konsultan Pengawas, Akuntan swasta dan sebagainya.

c.    Pengawasan Preventif adalah pengawasan yang dilakukan sebelum rencana itu dilaksanakan. Maksud pengawasan preventif adalah untuk mencegah terjadinya kekeliruan/kesalahan. Adapun dalam pengawasan preventif yang dilakukan adalah :

1.    Menentukan peraturan-peraturan yang berlaku yang berhubungandengan system prosedur, hubungan dan tata kerjanya.

2.    Membuat pedoman/manual sesuai dengan peraturan yang ditetapkan.

3.    Menentukan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab.

4.    Mengorganisasikan segala macam kegiatan, penempatan pegawai dan pembagian pekerjaan.

5.    Menentukan sistem koordinasi, pelaporan dan pemeriksaan.

6.    Memberikan sanksi-sanksi terhadap pejabat yang menyimpang dari peraturan, sesuai dengan peraturan yang berlaku.

d.    Pengawasan Represif adalah pengawasan yang dilakukan setelah adanya pelaksanaan pekerjaan. Maksud dilakukannya pengawasan represif adalah untuk menjamin kelangsungan pelaksanaan pekerjaan agar hasilnya tidak menyimpang dari yang telah direncanakan (dalam pengawasan anggaran disebut post- audit). Sistem Pengawasan Represif, dibagi menjadi :

1. Sistem Komperatif, yaitu :

Ø  Mempelajari laporan kemajuan pekerjaan

Ø  Membandingkan laporan hasil-hasil pelaksanaan pekerjaan dengan rencana

Ø  Mengadakan analisa terhadap perbedaan-perbedaan, temasuk pengaruh factor lingkungan.

Ø  Memberikan penilaian terhadap hasil pekerjaan termasuk para penanggung jawabnya.

Ø  Membuat suatu keputusan untuk perbaikan dan penyempurnaan pelaksanaan pekerjaan.

2. Sistem Verifikatif, yaitu :

ØMenentukan ketentuan-ketentuan yang berhubungan dengan prosedur pemeriksaan.

Ø  Membuat laporan secara periodic terhadap hasil pemeriksaan.

Ø  Mempelajari laporan untuk mengetahui perkembangan dari hasil pelaksanaan.

Ø  Mengadakan penilaian terhadap hasil pelaksanaan.

Ø  Mengambil keputusan untuk tindakan-tindakan perbaikan atau penyempurnaan.

         3.Sistem Inspeksi

Inspeksi dimaksudkan untuk mengecek kebenaran dari hasil laporan . selain itu inspeksi bertujuan untuk memberikan penjelasan-penjelasan terhadap kebijaksanaan pimpinan, dilakukan dengan rasa kesetiakawanan, solidaritas dan morak yang tinggi.

4.  Sistem Investigasi

Sistem ini lebih menitik beratkan pada penyelidikan/penelitian yang lebih mendalam terhadap masalah-masalah yang bersifat negatif. Hal ini karena dari hasil laporan masih bersifat hipotesa (anggapan), laporan tersebut mungkin benar dan mungkin salah, oleh karena itu perlu diteliti lebih dalam untuk dapat mengungkap hipotesis tersebut. Tahapan-tahapan yang dilakukan adalah pengumpulan data, menganalisa/mengolah data dan penelitian terhadap data tersebut (validitas data). Kemudian dari hasil penelitian tersebut segera diambil keputusan.

Metode Pengawasan

1. Pengawasan Langsung, adalah pengawasan yang dilakukan secara langsung pada lokasi pelaksanaan pekerjaan (sistem inspektif, verifikatif dan investigasi).
2. Pengawasan tidak langsung, adalah pengawasan yang dilakukan terhadap hasil-hasil laporan yang berupa uraian kalimat, angka-angka atau statistik yang berupa gambar-gambar.
3. Pengawasan formal, adalah pengawasan yang dilakukan secara formal oleh aparat/unit pengawasan dilingkungan organisasi itu sendiri. Dalam pengawasan ini telah ditentukan prosedur, hubungan dan tata kerjanya.
4. Pengawasan informal, adalah pengawasan yang dilakukan pejabat/pimpinan dengan melalui kunjungan yang tidak resmi (secara pribadi = secara incognito). Hal ini untuk menghindari kekakuan antara atasan dan bawahan dan diharapkan terciptanya suatu keterbukaan dalam memperoleh informasi dan pimpinanpun dapat langsung memberikan jalan keluar bila ditemui maslah dalam pelakanaan pekerjaan.
5. Pengawasan administratif, meliputi pengawasan bidang keuangan, kepegawaian dan materiil.

Prinsip-Prinsip Pengawasan

• Berorientasi pada tujuan organisasi
• Pengawasan harus objektif, jujur dan mendahulukan kepentingan umum dari pada kepentingan pribadi
• Pengawasan harus berorientasi pada kebenaran menurut peraturan yang berlaku dan kebenaran atas prosedur yang telah ditetapkan dan berorientasi pada tujuan (manfaat) dalam pelaksanaan pekerjaan.
• Pengawasan harus menjamin hasil guna dan daya guna.
• Pengawasan harus berdasarkan standar yang objektif, teliti dan tepat.
• Pengawasan harus terus menerus.
• Hasil peengawasan harus dapat memberikan umpan balik (feed back) terhadap perbaikan dan penyempurnaan dalam perencanaan dan kebijaksanaan di masa yang akan datang.

DAFTAR PUSTAKA

http://lontar.ui.ac.id/file?file=digital/123961-S-5238-Gambaran%20manajemen-Literatur.pdf (Diakses tanggal 22 Oktober 2013)

http://data.bmkg.go.id/share/Dokumen/modul%208-11.pdf (Diakses tanggal 22 Oktober 2013)

http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/29921/3/Chapter%20II.pdf (Diakses tanggal 22 Oktober 2013)