Manajemen, Kepemimpinan, dan Perencanaan

Manajemen

 

Manajemen berasal dari bahasa Latin, yaitu dari asal kata manus yang berarti tangan dan agere yang berarti melakukan. Kata-kata itu kemudian digabung menjadi kata kerja managere yang artinya menangani. Manegere diterjemahkan ke dalam bahasa Inggris dalam bentuk kata kerja to manage, dengan kata benda management, dan meneger untuk orang yang melakukan kegiatan menajemen. Akhirnya, Management diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia menjadi manajemen atau pengelolaan. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.

Jadi, dapat disimpulkan definisi manajemen ialah proses merencanakan, mengorganisasikan, memimpin dan mengendalikan pekerjaan anggota organisasi dan menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai sasaran organisasi yang sudah ditetapkan.

Manajer

Manajer adalah seseorang yang bekerja melalui orang lain dengan mengoordinasikan kegiatan-kegiatan mereka guna mencapai sasaran organisasi.

Tingkatan manajer

Pada organisasi berstruktur tradisional, manajer sering dikelompokan menjadi manajer puncak, manajer tingkat menengah, dan manajer lini pertama (biasanya digambarkan dengan bentuk piramida, di mana jumlah karyawan lebih besar di bagian bawah daripada di puncak). Perhatikanlah Gambar.

1.  Manajemen lini pertama (first-line management), dikenal pula dengan istilah manajemen operasional, merupakan manajemen tingkatan paling rendah yang bertugas memimpin dan mengawasi karyawan non-manajerial yang terlibat dalam proses produksi. Mereka sering disebut penyelia (supervisor), manajer shift, manajer area, manajer kantor, manajer departemen, atau mandor (foreman).

2.  Manajemen tingkat menengah (middle management) mencakup semua manajemen yang berada di antara manajer lini pertama dan manajemen puncak dan bertugas sebagai penghubung antara keduanya. Jabatan yang termasuk manajer menengah di antaranya kepala bagian, pemimpin proyek, manajer pabrik, atau manajer divisi.

3.   Manajemen puncak (top management), dikenal pula dengan istilah executive officer, bertugas merencanakan kegiatan dan strategi perusahaan secara umum dan mengarahkan jalannya perusahaan. Contoh top manajemen adalah CEO (Chief Executive Officer), CIO (Chief Information Officer), dan CFO (Chief Financial Officer).

Fungsi Manajemen

      

Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh seorang manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan oleh seorang industrialis Perancis bernama Henry Fayol pada awal abad ke-20. Ketika itu, ia menyebutkan lima fungsi manajemen, yaitu merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi, dan mengendalikan. Namun saat ini, kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi empat, yaitu:

• Perencanaan (planning) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan.
• Pengorganisasian (organizing) dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, dan pada tingkatan mana keputusan harus diambil.
• Pengarahan (directing) adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha.
• Pengawasan, Pengendalian (controlling) adalah salah satu fungsi manajemen yang berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud tercapai tujuan yang sudah digariskan semula. Dalam melaksanakan kegiatan controlling, atasan mengadakan pemeriksaan, mencocokan, serta mengusahakan agar kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan serta tujuan yang dicapai.

Keempat fungsi manajemen tersebut dalam manajemen modern tidak berjalan linear, namun spiral. Hal ini memungkinkan organisasi akan bergerak terus menerus dan tidak berhenti pada satu tahap. Secara sederhana dapat dikatakan bahwa siklus manajemen yang dilakukan oleh suatu organisasi adalah merencanakan, mengorganisasi staf dan sumber daya yang ada, melaksanakan program kerja, dan mengendalikan (pengawasan) jalannya pekerjaan. Di dalam tahapan pengendalian dilakukan evaluasi untuk memperoleh umpan balik (feed back) untuk dasar perencanaan selanjutnya,  atau untuk perencanaan kembali (replanning). Demikian seterusnya sehingga kegiatan fungsi-fungsi manajemen tersebut merupakan suatu siklus spiral.

Kepemimpinan adalah suatu proses pengarahan dan pemberian pengaruh pada kegitan-kegiatan dari sekelompok anggota yang saling berhubungan tugasnya.

Sifat-sifat Kepemimpinan (Keith Davis):

• Kecerdasan
• Kedewasaan dan keluasan hubungan sosial
• Motivasi diri dan dorongan berprestasi
• Sikap-sikap hubungan manusiawi

Fungsi-fungsi Kepemimpinan

•   Task related, yang berhubungan dengan tugas yang menyangkut pemberian saran informasi dan pendapat.
•    Group Mainttenance, yang berhubungan dengan fungsi pemeliharaan kelompok berjalan lebih lancar.

Gaya-Gaya Kepemimpinan

1. Task Oriented, mengarahkan bawahan dan mengawasi secara tertutup untuk menjamin bahwa tugas dilaksanakan sesuai dengan yang diinginkannya.
2. Employee Oriented, Lebih memperhatikan dan memotivasi bawahan dan memberikan kesempatan berpartisipasi dalam pembuatan keputusan.

Menurut Rivai (2007), gaya kepemimpinan adalah sekumpulan ciri yang digunakan pimpinan untuk mempengaruhi bawahan agar sasaran organisasi tercapai atau dapat pula dikatakan bahwa gaya kepemimpinan adalah pola perilaku dan strategi yang disukai dan sering diterapkan oleh seorang pemimpin.

Pembagian gaya kepemimpinan berdasarkan Beck dan Yeager yang dikutip dalam Moeljono (2003) adalah:

1. Telling (directing/structuring), yaitu seorang pemimpin yang senang mengambil keputusan sendiri dengan memberikan instruksi yang jelas dan mengawasinya secara ketat serta memberi peniaian kepada mereka yang tidak melaksanakannya sesuai dengan yang diharapkan.
2. Selling (coaching), yaitu seorang pemimpin yang mau melibatkan bawahan dalam pembuatan keputusan. Pemimpin bersedia membagi persoalan dengan bawahannya, dan sebaliknya persoalan dari bawahan selalu didengarkan serta memberikan pengarahan mengenai apa yang seharusnya dikerjakan.
3. Participating (developing/encouraging), salah satu ciri dari kepemimpinan ini adalah adanya kesediaan dari pemimpin untuk memberikan kesempatan bawahan agar dapat berkembang dan bertanggung jawab serta memberikan dukungan yang sepenuhnya mengenai apa yang mereka perlukan.
4. Delegating, yaitu pemimpin memberikan banyak tanggung jawab kepada bawahan dan memberikan kesempatan kepada mereka untuk memutuskan persoalan.

Tipe-tipe Pemimpin

1. Otoriter, Kepemimpinan tipe ini kepemimpinannya adalah hak dia. Biasanya pemimpin yang termasuk golongan ini ialah pemilik perusahaan.
2. Demokrat, Pemimpin yang bersifat demokratis adalah kebalikan dari pemimpin otoriter. Seorang pemimpin yang demokratis selalu berunding dengan bawahannya sebelum mengambil suatu keputusan. 
3. Paternal, Pemimpin yang bersifat kebapakan pada dasarnya hampir mendekati sifat otokrat, walaupun sang pemimpin/penguasa berusaha menganggap bawahan seperti seorang ayah terhadap anaknya.
4. Personal, Tipe personal atau pribadi biasanya ditemui pada perusahaan kecil ketika kontak antara pucuk pimpinan dan bawahannya lebih sering terjadi bila dibandingkan dengan perusahaan yang besar. Kontak atau hubungan pribadi antara sang pemimpin dan yang dipimpin sering sangat menolong dalam kelancaran jalannya perusahaan.
5. Nonpersonal, Suatu pimpinan nonpersonal, jika ada kepemimpinan tersebut dilakukan melalui instruksi, sumpah atau janji. Jadi, hubungan antara pemimpin dengan yang dipimpin hanyalah melalui instruksi atau sumpah saja.
6.  Interaksi, Pemimpin tipe ini ialah pemimpin yang terjadi pada kelompok-kelompok yang menuju satu tujuan khusus.

Perencanaan adalah proses penentuan tujuan, penerjemahan ke dalam strategi, kebijaksanaan dan program organisasi. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan.

Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan. 

Ada 4 Tahap dasar perencanaan 

1. Pengamatan situasi, Penyelidikan yang lengkap mempunyai tiga aspek : mendefinisikan masalah, mendiagnosis dan menentukan tujuan.
2. Kembangkan alternatif, biasanya manajer menggunakan cara brainstorming (suatu teknik pengambilan keputusan dan pemecahan masalah, individu di dalamnya mencoba meningkatkan kreativitas dengan cara mengajukan alternatif secara spontan tanpa memperhatikan kenyataan atau tradisi).
3. Mengevaluasi alternatif dan memilih yang terbaik.
4. Mengimplementasikan keputusan dan memonitor hasil.

Ada 2 tipe perencanaan :

1. Strategic Plan (rencana strategis), didesain oleh manajer tingkat tinggi dan menentukan sasaran secara luas untuk organisasi.
2. Operational Plan (rencana operasional), berisi rencana terperinci untuk melaksanakan atau mengimplementasikan rencana strategis dalam kegiatan sehari-hari perusahaan.

Menurut waktunya, ada 2 jenis perencanaan :

1. Single-use Plan (rencana sekali pakai), Tindakan terinci yang digunakan sekali atau hanya kadang-kadang untuk memecahkan masalah yang tidak muncul berulang kali.
2. Standing Plan (Rencana berkelanjutan), Seperangkat keputusan yang telah ditetapkan, dipergunakan oleh manajer untuk menangani aktivitas organisasi; tipe utamanya adalah kebijakan, prosedur dan peraturan.

Manfaat Perencanaan

Perencanaan memiliki urgensi yang sangat bermanfaat dalam hal antara lain;

1. Standar pelaksanaan dan pengawasan
2. Pemilihan berbagai alternatif terbaik
3. Penyusunan skala prioritas, baik sasaran maupun kegiatan
4. Menghemat pemanfaatan sumber daya organisasi
5. Membantu manager menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan
6. Alat memudahkan dalam berkoordinasi dengan pihak terkait
7. Alat meminimalkan pekerjaan yang tidak pasti

Manfaat yang lain dari perencanaan adalah;

1. Menjelaskan dan merinci tujuan yang ingin dicapai
2. Memberikan pegangan dan menetapkan kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut
3. Organisasi memperoleh standar sumber daya terbaik dan mendayagunakan sesuai tugas pokok fungsi yang telah ditetapkan.
4. Menjadi rujukan anggota organisasi dalam melaksanakan aktivitas yang konsisten prosedur dan tujuan 
5. Memberikan batas wewenang dan tanggung jawab bagi seluruh pelaksana
6. Memonitor dan mengukur berbagai keberhasilan secara intensif sehingga bisa menemukan dan memperbaiki penyimpangan secara dini.
7. Memungkinkan untuk terpeliharanya persesuaian antara kegiatan internal dengan situasi eksternal
8. Menghindari pemborosan

Jenis Perencanaan dalam Organisasi

Kegiatan perencanaan memiliki ruang lingkup yang sangat luas terkait demensi waktu, spasial, dan tingkatan dan teknis perencanaannya. Namun demikian ketiga demensi tersebut saling kait-terkait dan beriteraksi. Masing-masing demensi tersebut adalah sebagai berikut:
        1. Perencanaan dari demensi waktu

        Dari demensi waktu perencanaan mencakup;

a. Perencanaan jangka panjang (long term planning) berjangka 10 tahun keatas, bersifat prospektif, idealis dan belum ditampilkan sasaran-sasaran yang bersifat kualitatif.

b.   Perencanaan jangka menengah (medium term planning) berjangka 3 sampai 8 tahun, merupakan penjabaran dan uraian rencana jangka panjang. Sudah ditampilkan sasaran-sasaran yang diproyksikan secara kuantitatif, meski masih bersifat umum.

c. Perencanaan jangka pendek (sort term planning) berjangka 1 tahunan disebut juga perencanaan jangka pendek tahunan (annual plan) atau perencanaan operasional tahuanan (annual opperasional planning. 

2. Perencaan dari demensi spasial

Perencanaan ini terkait dengan ruang dan batas wilayah yang dikenal dengan perencanaan nasional (berskala nasional), regional (berskala daerah atau wilayah), perencanaan tata ruang dan tata tanah (pemanfaatan fungsi kawasan tertentu).

          3. Perencanaan dari demensi tingkatan teknis perencanaan

Dalam demensi ini kita mengenal istilah (a) perencanaan makro (b) perencaan mikro (c) perencanaan sektoral (d) perencaan kawasan dan (e) perencaan proyek. Perencaan makro meliputi peningkatan pendapatan nasional, tingkat konsumsi, investasi pemerintah dan masyarakat, ekspor impor, pajak, perbankan, dan sebagainya. Perencanaan mikro disusun dan disesuaikan dengan kondisi daerah. Perencanaan kawasan memperhatikan keadaan lingkungan kawasan tertentu sebagai pusat kegiatan dengan keunggulan komparatif dan kompetitif. Perencanaan proyek adalah perencanaan operasional kebijakan yang dapat menjawab siapa melakukan apa, dimana, bagaimana dan mengapa.

          4. Perencanaan demensi jenis

Menurut Anen (2000) sebagaimana dikutip Syaiful sagala meliputi ; (a) Perencanaan dari atas ke bawah (top down planning), (b) perencanaan dari bawah ke atas (botton up planning), (c) perencanaan menyerong kesamping (diagonal planning), dibuat oleh pejabat bersama dengan pejabat bawah diluar struktur (d) perencanaan mendatar (horizontal planning), yaitu perencanaan lintas sektoral oleh pejabat selevel (e) perencanaan menggelinding (rolling planning) berkelanjutan mulai rencana jangka pendek,menengah dan panjang.(f) perencanaan gabungan atas ke bawah dan bawah ke atas (top down and button up planning), untuk mengakomodasi kepentingan pusat dengan wilayah atau daerah.

DAFTAR PUSTAKA

•      Ginintasi, Rahayu. (2009). Kepemimpinan. Jakarta: Perpustakaan UPI
•     Munandar, Ashar Sunyoto. (2008). Psikologi Industri dan Organisasi. Jakarta: UI Press.
• 
  
•    Purnastati, Lorena dan Mustikawati, RR Indah. (2006) Ekonomi untuk SMA/MA Kelas XII. Yogyakarta: Grasindo
•         http://repository.ipb.ac.id 
•           http://blog.unsri.ac.id/download/11540.pdf
•          http://www.manajemenn.web.id