Database, SIM dan SPK

Era permulaan database ditandai dengan :

• Sumber data dikumpulkan dalam file-file yang tidak terhubung satu dengan lainnya. 
• Setiap aplikasi memiliki/merancang file data sendiri.
• Duplikasi data, ketergantungan data, kepemilikan data tersebar.

Menurut Ramez Elmasri mendefinisikan basis data lebih dibatasi pada arti implisit yang khusus, yaitu:

• Basis data merupakan penyajian suatu aspek dari dunia nyata (real world).
• Basis data merupakan kumpulan data dari berbagai sumber yang secara logika mempunyai arti implisit. Sehingga data yang terkumpul secara acak dan tanpa mempunyai arti, tidak dapat disebut basis data.
• Basis data perlu dirancang, dibangun dan data dikumpulkan untuk suatu tujuan. Basis data dapat digunakan oleh beberapa user dan beberapa aplikasi yang sesuai dengan kepentingan user.

Dari beberapa definisi-definisi tersebut, dapat dikatakan bahwa basis data mempunyai berbagai sumber data dalam pengumpulan data, bervariasi derajat interaksi kejadian dari dunia nyata, dirancang dan dibangun agar dapat digunakan oleh beberapa user untuk berbagai kepentingan.

Konsep Dasar Database

Definisi database adalah kumpulan data yang saling berhubungan (relasi). Istilah tersebut biasa digunakan pada sistem-sistem yang terkomputerisasi. Dalam pengertian umum, database diartikan sebagai gabungan dari elemen-elemen data yang berhubungan dan terorganisir. Relasi biasanya ditunjukan dengan kunci dari tiap file yang ada. Dalam satu file terdapat record-record yang sejenis, sama besar, sama bentuk, yang merupakan satu kumpulan entitas yang seragam. Satu record terdiri dari field yang saling berhubungan menunjukan bahwa field tersebut dalam satu pengertian yang lengkap dan direkam dalam satu record. Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa database mempunyai beberapa kriteria penting, yaitu:

• Bersifat data oriented dan bukan program oriented.
• Dapat digunakan oleh beberapa program aplikasi tanpa perlu mengubah database-nya.
• Dapat dikembangkan dengan mudah, baik volume maupun strukturnya.
•   Dapat memenuhi kebutuhan sistem-sistem baru secara mudah.
• Dapat digunakan dengan cara-cara yang berbeda.

Model Data

Model data dapat dikelompokkan berdasarkan konsep pembuatan deskripsi struktur basis data, yaitu:

1. Model data konsepsual (high level) menyajikan konsep tentang bagaiman user memandang atau memperlakukan data. Dalam model ini dikenalkan tiga konsep penyajian data yaitu:
2. Model data fiskal (low level) merupakan konsep bagaimana deskripsi detail data disimpan ke dalam komputer dengan menyajikan informasi tentang format rekaman, urutan rekaman, dan jalur pengaksesan data yang dapat membuat pemcarian rekaman data lebih efisien.
3. Model data implementasi (representational) merupakan konsep deskripsi data disimpan dalam komputer dengan menyembunyikan sebagian detail deskripsi data sehingga para user mendapat gambaran global bagaimana data disimpan dalam komputer. Model ini merupakan konsep model data yang digunakan oleh model hirarki, jaringan dan relasional.

·   Entity (entitas) merupakan penyajian obyek, kejadian atau konsep dunia nyata yang keberadaannya secara eksplisit didefinisikan dan disimpan dalam basis data, contohnya Mahasiswa, Matakuliah, Dosen, Nilai dan lain sebagainya.

·  Atribute (atribut) adalah keterangan-keterangan yang menjelaskan karakteristik dari suatu entitas seperti NIM, Nama, Fakultas, Jurusan untuk entitas Mahasiswa.

·   Relationship (hubungan) merupakan hubungan atau interaksi antara satu entitas dengan yang lainnya, misalnya entitas pelanggan berhubungan dengan entitas barang yang dibelinya.

Data Base Management System (DBMS)/Sistem Manajemen Basis Data (SMB)

Database Management System (DBMS) merupakan paket program (Software) yang dibuat agar memudahkan dan mengefisienkan pemasukan, pengeditan, penghapusan dan pengambilan informasi terhadap database. Software yang tergolong kedalam DBMS antara lain, Microsoft SQL, MySQL, Oracle, MS. Access, dan lain-lain. DBMS dapat diartikan sebagai program komputer yang digunakan untuk memasukkan, mengubah, menghapus, memodifikasi dan memperoleh data/informasi dengan praktis dan efisien.

Kelebihan dari DBMS antara lain adalah:

1. Kepraktisan. DBMS menyediakan media penyimpan permanen yang berukuran kecil namun banyak menyimpan data jika dibandingkan dengan menggunakan kertas.
2. Kecepatan. Komputer dapat mencari dan menampilkan informasi yang dibutuhkan dengan cepat.
3. Mengurangi kejemuan. Pekerjaan yang berulang-ulang dapat menimbulkan kebosanan bagi manusia, sedangkan mesin tidak merasakannya.
4. Update to date. Informasi yang tersedia selalu berubah dan akurat setiap.

Menurut Wijayanto, 2000 keuntungan-keuntungan dalam penggunaan DBMS antara lain adalah:

1. Pemusatan kontrol data. Dengan satu DBMS di bawah kontrol satu orang atau kelompok dapat menjamin terpeliharanya standar kualitas data dan keamanan batas penggunaannya serta dapat menetralkan konflik yang terjadi dalam persyaratan data dan integritas data dapat terjaga.
2. Pemakaian data bersama (Shared data). Informasi yang ada dalam basis data dapat digunakan lebih efektif dengan pemakaian beberapa user dengan kontrol data yang terjaga.
3. Data yang bebas (independent). Program aplikasi terpisah dengan data yang disimpan dalam komputer.
4. Kemudahan dalam pembuatan program aplikasi baru.
5. Pemakaian secara langsung. DBMS menyediakan interface yang memudahkan pengguna dalam mengolah data.
6. Data yang berlebihan dapat dikontrol. Data yang dimasukkan dapat terjadi kerangkapan (redudant), untuk itu DBMS berfungsi untuk menurunkan tingkat redudancy dan pengelolaan proses pembaruan data.
7. Pandangan user (user view). Ada kemungkinan basis data yang diakses adalah sama, maka DBMS mampu mengatur interface yang berbeda dan disesuaikan dengan pemahaman tiap user terhadap basis data menurut kebutuhan.

Kelemahan-kelemahan DBMS antara lain:

1. Biaya. Kebutuhan untuk medapatkan perangkat lunak dan perangkat keras yang tepat cukup mahal, termasuk biaya pemeliharaan dan sumber daya manusia yang mengelola basis data tersebut.
2.  Sangat kompleks. Sistem basis data lebih kompleks dibandingkan dengan proses berkas, sehingga dapat mudah terjadinya kesalahan dan semakin sulit dalam pemeliharaan data.
3. Resiko data yang terpusat. Data yang terpusat dalam satu lokasi dapat beresiko kehilangan data selama proses aplikasi.

Databse terdiri dari data yang akan digunakan atau diperuntukkan terhadap banyak user, dari masing-masing user akan menggunakan data tersebut sesuai dengan tugas dan fungsinya. Contohnya :

• Seorang psikolog yang sudah memiliki banyak klien. Setiap klien memiliki permasalahan yang berbeda-beda dan yang pasti identitas ynag berbeda pula. Sebagai profesi pasti memiliki kode etik dalam bekerja yang tidak dapat dilanggar, begitu pun psikolog memilki kode etik dengan klien. Salah satu kode etik nya adalah menjaga kerahasiaan data klien. Data klien yang disimpan dalam database membantu psikolog dalam menjaga kerahasiaan data tersebut. Seperti yang telah dijelaskan mengenai kelebihan dalam pemakaian sistem DBMS adalah keamanan data terjamin, mengurangi kerangkapan data yang mungkin saja berisi nama, alamat, nomor pegawai, hasil tes psikologi terdahulu, dan sebagainya. Dengan adanya database tersebut, user hanya membutuhkan satu primary key untuk mendapatkan data yang dibutuhkan, sehingga tidak terjadi data ganda.
• Tes kepribadian yang terdapat di jejaring sosial seperti facebook, twitter. Misalnya seorang psikolog yang membuat tes kepribadian melalui facebook. Dia membuat pertanyaan dan jawaban terlebih dahulu sebelum tes tersebut di publish ke facebook. Dia membbuat data tersebut dalam sistem database, contohnya sebuah pertanyaan mengenai pilhan warna. Setiap warna memiliki arti yang berbeda yang menggambarkan kepribadian. Dia memasukkan data mengenai berbagai macam warna beserta gamabran kepribadian berdasarkan warna tersebut. Jika sudah semua data dimasukkan dalam sistem database dan DBMS kemudian di publish ke jejaring sosial. Jika seseorang mencoba tes kerpibadian tersebut dan telah memilih jawaban dari salah satu warna, maka data yang di dalam databse akan terpanggil dan akan muncul hasilnya yakni gambaran kepribadian dari warna ynag telah dipilih oleh orang tersebut.

SIM /Sistem Informasi Manajemen

Sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi pemakai dengan kebutuhan yang serupa (Raymond mcLeod, Jr). Integrasi manusia/mesin guna menyediakan informasi untuk mendukung fungsi operasional manajemen & pengambilan keputusan pada suatu organisasi (Gordon B. Davis).

Elemen-elemen SIM : Hardware, Software, Prosedur, Database, Model

• Tujuan SIM : Memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam sub unit organisasional perusahaan (subunit dapat disasarkan pada area fungsional atau tingkatan manajemen).

Sistem informasi memiliki peran yang sangat penting dalam sebuah organisasi. Sistem informasi memiliki peran dalam menunjang kegiatan bisnis operasional, menunjang manajemen dalam pengambilan keputusan, dan menunjangkeunggulan strategi kompetetif organisasi. Peran sistem informasi manajemen untuk mencapai keunggulan strategis dapat dicontohkan pada suatu perusahaan yang mutuskan untuk mengubah seluruh datanya menjadi basis data dengan alat penghubung standar (seperti contohnya alat penghubung browser web) sehingga memungkinkan berbagi informasi. Basis data yang terstandarisasi dan dapat diakses melalui browser web mencerminkan pergeseran posisi perusahaan secara strategis.Persaingan merupakan kunci penentu keberhasilan sebuah organisasi bisnis.Strategi persaingan yang diterapkan oleh bisnis/industri mampu memberikan keunggulan organisasi, dengan memperhatikan faktor biaya, mutu dan kecepatan proses. Keunggulan kompetitif akan membawa organisasi pada kemampuan mengendalikan pasar dan meraih keuntungan usaha. Strategi bisnis menjadi pusat yang mengendalikan strategi organisasi dan strategi informasi. Perubahan pada salah satu strategi membutuhkan penyesuaian, agar tetap setimbang.

SPK /Sistem Penunjang Keputusan

Sistem komputer yang interaktif yang membantu pembuat keputusan dalam menggunakan & memanfaatkan data & model untuk memecahkan masalah yang tidak terstruktur.

Tujuan :

1. Memberikan dukungan untuk pembuatan keputusan pada masalah yang semi/tidak terstruktur.
2. Memberikan dukungan pembuatan keputusan kepada manajer pada semua tingkat untuk membantu integrasi antar tingkat.
3. Meningkatkan efektifitas manajer dalam pembuatan keputusan & bukan peningkatan efisiennya.

Manfaat SPK :

1. Meningkatkan jumlah alternatif yang dipilih
2. Pemahaman yang lebih baik tentang bisnis
3. Respon yang cepat terhadap situasi yang tidak diharapkan
4. Kontrol yang lebih baik.

Perbedaan SIM, SPK

SIM

1. Fokus pada pengorganisasian informasi dari perusahaan
2. Alur informasi terstruktur
3.  Aktifitas : tanya tawab & penyusunan laporan

SPK

1. Mengkhususkan pada pengambilan keputusan dari para manajer tingkat atas
2. Menekankan pada fleksibilitas, adaptibilitas & mampu memberi respon dengan cepat
3. User memiliki kontrol penuh dalam berinteraksi

Contoh SPK dalam Psikologi

• Dalam penentuan karyawan berprestasi oleh Departemen Sumber Daya Manusia di Yogyakarta terdapat beberapa faktor yang menjadi penilaian. Penilaian ini berdasarkan penilaian kinerja, yakni pengetahuan tentang pekerjaan, kreativitas, perencanaan, pelaksanaan instruksi, pelaksanaan deskripsi tugas, kualitas kerja, kerjasama dan sikap terhadap karyawan lain, inisiatif, kehandalan, kedadiran, sikap pekerjaan, keuletan, dan kejujuran . Demi efisiensi dan efektifitas kerja maka pengambilan keputusan yang tepat sangat diperlukan. Makalah ini bertujuan untuk membangun sebuah sistem pendukung keputusan yang mempunyai kemampuan analisa pemilihan karyawan berprestasi dengan menggunakan metode Analytic Hierarchy Process (AHP), dimana masing-masing kriteria dalam hal ini faktor- faktor penilaian dan alternatif dalam hal ini para karyawan dibandingkan satu dengan yang lainnya sehingga memberikan output nilai intensitas prioritas yang menghasilkan suatu sistem yang memberikan penilaian terhadap setiap karyawan. Sistem pendukung keputusan ini membantu melakukan penilaian setiap karyawan, melakukan perubahan kriteria, dan perubahan nilai bobot. Hal ini berguna untuk memudahkan pengambil keputusan yang terkait dengan masalah pemilihan karyawan berprestasi, sehingga akan di dapatkan karyawan yang paling layak diberi reward atau penghargaan.

DAFTAR PUSTAKA

·        Dzacko, H. (2007). Basis data (database).  imam_muiz.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/.../BASIS+DATA.pdf

·        http://publikasi.dinus.ac.id/index.php/semantik/article/viewFile/98/63

http://elearning.amikom.ac.id/index.php/karya/469/Armadyah%20Amborowati,%20S.Kom,%20M.%20Eng./SISTEM%20PENDUKUNG%20KEPUTUSAN%20PEMILIAN%20KARYAWAN%20BERPRESTASI%20BERDASARKAN%20KINERJA%20%28%20%20Studi%20kasus%20pada%20STM