Komunikasi dalam Manajemen

A.     Pengertian Komunikasi

Kata atau istilah komunikasi (dari bahasa inggris “communication”), secara epistemologis atau menurut asal katanya adalah dari bahasa latin communicatus, dan perkataan ini bersumber pada kata communis. Kata communis memiliki makna “berbagi” atau “menjadi milik bersama” yaitu usaha yang memiliki tujuan untuk kebersamaan atau kesamaan makna. Komunikasi secara terminilogis merujuk pada adanya proses penyampaian  suatu pernyataan oleh seseorang kepada orang lain. Jadi, yang terlibat dalam  komunikasi ini adalah manusia.

Komunikasi adalah proses penyampaian pikiran atau perasaan oleh seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang-lambang yang bermakna bagi kedua pihak, dalam situasi yang tertentu komunikasi menggunakan media tertentu untuk merubah sikap atau tingkah laku seorang atau sejumlah orang sehingga ada efek tertentu yang diharapkan (Effendy, 2000: 13).

Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan, informasi dari seseorang ke orang lain (Handoko, 2002: 30). Tidak ada kelompok yang dapat eksis tanpa komunikasi: pentransferan makna di antara anggota-anggotanya. Hanya lewat pentransferan makna dari satu orang ke orang lain informasi dan gagasan dapat dihantarkan. Tetapi komunikasi itu lebih dari sekedar menanamkan makna tetapi harus juga dipahami (Robbins, 2002: 310).

Komunikasi dalam organisasi atau perusahaan dapat menentukan efektif atau tidaknya penyampaian pesan atau perintah antar anggota organisasi, baik antara atasan dengan bawahan (downward communication), bawahan dengan atasan (upward communication), maupun antar anggota yang jabatannya setaraf (lateral communication).

B.       Proses Komunikasi

Proses berkomunikasi dimulai dari adanya pesan yang akan disampaikan. Jadi dalam berkomunikasi, kita menyampaikan pesan yang ada pada kita kepada orang lain. Proses berkomunikasi dimulai dari adanya pesan yang akan disampaikan oleh pengirim, kemudian ditransfer melalui suatu channel (saluran), kemudian diterima oleh penerima.

a.         Penginterprestasian

Hal yang diinterpretasikan adalah motif komunikasi, terjadi dalam diri komunikator. Artinya, proses komunikasi tahap pertama bermula sejak motif komunikasi muncul hingga akal budi komunikator berhasil menginterpretasikan apa yang ia pikir dan rasakan ke dalam pesan (masih abstrak). Proses penerjemahan motif komunikasi ke dalam pesan disebut interpreting.

b.        Penyandian

Tahap ini masih ada dalam komunikator dari pesan yang bersifat abstrak berhasil diwujudkan oleh akal budi manusia ke dalam lambang komunikasi. Tahap ini disebut encoding, akal budi manusia berfungsi sebagai encorder, alat penyandi: merubah pesan abstrak menjadi konkret.

c.         Pengiriman

Proses ini terjadi ketika komunikator melakukan tindakan komunikasi, mengirim lambang komunikasi dengan peralatan jasmaniah yang disebut transmitter, alat pengirim pesan.

d.        Perjalanan

Tahapan ini terjadi antara komunikator dan komunikan, sejak pesan dikirim hingga pesan diterima oleh komunikan.

e.        Penerimaan

Tahapan ini ditandai dengan diterimanya lambang komunikasi melalui peralatan jasmaniah komunikan.

f.          Penyandian Balik

Tahap ini terjadi pada diri komunikan sejak lambang komunikasi diterima melalui peralatan yang berfungsi sebagai receiver hingga akal budinya berhasil menguraikannya (decoding).

g.         Penginterpretasian

Tahap ini terjadi pada komunikan, sejak lambang komunikasi berhasil diurai kan dalam bentuk pesan.

C.      Fungsi Komunikasi

Fungsi komunikasi adalah :

1. Kendali: komunikasi bertindak untuk mengendalikan prilaku anggota dalam beberapa cara, setiap organisasi mempunyai wewenang dan garis panduan formal yang harus dipatuhi oleh karyawan.
2. Motivasi: komunikasi membantu perkembangan motivasi dengan menjelaskan kepada para karyawan apa yang harus dilakukan bagaimana mereka bekerja baik dan apa yang dapat dikerjakan untuk memperbaiki kinerja jika itu di bawah standar.
3. Pengungkapan emosional: bagi banyak karyawan kelompok kerja mereka merupakan sumber utama untuk interaksi sosial, komunikasi yang terjadi di dalam kelompok itu merupakan mekanisme fundamental dengan mana anggota-anggota menunjukkan kekecewaan dan rasa puas mereka oleh karena itu komunikasi menyiarkan ungkapan emosional dari perasaan dan pemenuhan kebutuhan sosial.
4. Informasi: komunikasi memberikan informasi yang diperlukan individu dan kelompok untuk mengambil keputusan dengan meneruskan data guna mengenai dan menilai pilihan-pilihan alternatif (Robbins, 2002: 310-311).

D.      Bentuk-bentuk Komunikasi

Bentuk-bentuk komunikasi dapat dijabarkan sebagai berikut :

a.   Komunikasi vertikal

Komunikasi vertikal adalah komunikasi dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas atau komunikasi dari pimpinan ke bawahan dan dari bawahan ke pimpinan secara timbal balik.

b.   Komunikasi horisontal

Komunikasi horisontal adalah komunikasi secara mendatar, misalnya komunikasi antara karyawan dengan karyawan dan komunikasi ini sering kali berlangsung tidak formal yang berlainan dengan komunikasi vertikal yang terjadi secara formal.

c.    Komunikasi diagonal

Komunikasi diagonal yang sering juga dinamakan komunikasi silang yaitu seseorang dengan orang lain yang satu dengan yang lainnya berbeda dalam kedudukan dan bagian (Effendy, 2000: 17).

Sedangkan dimensi lateral, komunikasi yang terjadi di antara kelompok kerja yang sama, diantara anggota kelompok-kelompok kerja pada tingkat yang sama, diantara manajer-manajer pada tingkat yang sama (Robbins, 2002: 314-315). Pendapat lainnya menyebutkan, komunikasi dapat mengalir secara vertikal atau lateral (menyisi). Dimensi vertikal dapat dibagi menjadi ke bawah dan ke atas.

a)      Ke bawah: Komunikasi yang mengalir dari satu tingkat dalam suatu kelompok atau organisasi ke suatu tingkat yang lebih bawah. Kegunaan dari pada komunikasi ini memberikan penetapan tujuan, memberikan instruksi pekerjaan, menginformasikan kebijakan dan prosedur pada bawahan, menunjukkan masalah yang memerlukan perhatian dan mengemukakan umpan balik terhadap kinerja.

b)      Ke atas: komunikasi yang mengalir ke suatu tingkat yang lebih tinggi dalam kelompok atau organisasi digunakan untuk memberikan umpan balik kepada atasan, menginformasikan mereka mengenai kemajuan ke arah tujuan dan meneruskan masalah-masalah yang ada.

E.       Hambatan Komunikasi dalam Organisasi Secara Efektif

Berikut ini beberapa hambatan dalam berkomunikasi secara efektif yaitu:

• Filtering, yaitu pengirim pesan memanipulasi informasi sehingga informasi tersebut seakan-akan terlihat menguntungkan.
• Selective perception, yaitu penerima pesan dalam proses komunikasi secara selektif melihat dan mendengar pesan tersebut berdasarkan kebutuhan, motivasi, pengalaman, dan berbagai karakteristik pribadinya.
• Information overload, yaitu informasi yang kita terima melebihi kapasitas kita dalam memproses/mengolah informasi tersebut.
• Emotions yaitu interpretasi yang berbeda terhadap informasi saat kita sedang sedih dengan saat kita sedang marah.
• Language, yaitu ketidakpahaman terhadap bahasa atau istilah-istilah tertentu antara satu orang dengan yang lain.
• Silence, yaitu tidak adanya komunikasi.
• Communication apprehention, yaitu ketakutan atau kecemasan seseorang untuk berkomunikasi.
• Lying, atau berbohong.

F.        Definisi Komunikasi Interpersonal yang Efektif

Komunikasi secara interpersonal dapat dilakukan secara oral (komunikasi secara langsung), secara tertulis (misalnya melalui email, surat, memo, dan sebagainya), serta secara nonverbal (misalnya tersenyum, ekspresi marah, dan sebagainya). Komunikasi dalam Organisasi terdapat dua bentuk, yaitu: Pertama, Formal Small-Group Network, yaitu jaringan komunikasi secara formal di dalam kelompok kecil di dalam organisasi.

Secara umum, bentuk komunikasi ini terdiri dari tiga bentuk, yaitu bentuk chain (rantai), wheel, dan all chain (perpaduan dari chain dan wheel). Kedua, The Grapevine, yaitu jaringan komunikasi di dalam organisasi secara informal.

Perhatikan gambar berikut ini:

G.       Komunikasi Interpersonal yang Efektif

Adapun komunikasi interpersonal efektif dalam suatu organisasi mencakup dua bagian yaitu:

1. Componential

Menjelaskan komunikasi antar pribadi dengan mengamati komponen-komponen utamanya, dalam hal ini adalah penyampaian pesan oleh satu orang dan penerimaan pesan oleh orang lain dengan berbagai dampaknya dan dengan peluang untuk memberikan umpan balik dengan segera.

2. Situasional

Interaksi tatap muka antara dua orang dengan potensi umpan balik langsung dengan situasi yang mendukung di sekitarnya.

DAFTAR PUSTAKA

• Anonim. Komunikasi dalam organisasi. Diakses dari http://www.manajemenperusahaan.com/komunikasi-dalam-organisasi/. Diakses pada 8 Januari 2014.
• Anonim. (2009). Komunikasi. Diakses dari http://www.lusa.web.id/proses-komunikasi/. Diakses pada 8 Januari 2014.
• Ginintasasi, Rahayu. (2011). Komunikasi. Bandung: Universitas Pendidikan Indonesia.
• Hardjana, A.A. (2008). Komunikasi dalam manajemen reputasi korporasi. Jurnal Ilmu Komunikasi, Vol.5, No.1.
• Hidayati, L.N. (2010). Komunikasi organisasi dan manajemen konflik. Skripsi (diterbitkan). Medan: Universitas Sumatera Utara.