Komunikasi dalam Manajemen
A. Pengertian Komunikasi
Kata atau istilah komunikasi (dari bahasa
inggris “communication”), secara
epistemologis atau menurut asal katanya adalah dari bahasa latin communicatus, dan perkataan ini
bersumber pada kata communis. Kata communis memiliki makna “berbagi” atau
“menjadi milik bersama” yaitu usaha yang memiliki tujuan untuk kebersamaan atau
kesamaan makna. Komunikasi secara terminilogis
merujuk pada adanya proses penyampaian suatu
pernyataan oleh seseorang kepada orang lain. Jadi, yang terlibat dalam komunikasi ini adalah manusia.
Komunikasi adalah proses penyampaian
pikiran atau perasaan oleh seseorang kepada orang lain dengan menggunakan
lambang-lambang yang bermakna bagi kedua pihak, dalam situasi yang tertentu
komunikasi menggunakan media tertentu untuk merubah sikap atau tingkah laku
seorang atau sejumlah orang sehingga ada efek tertentu yang diharapkan
(Effendy, 2000: 13).
Komunikasi adalah proses pemindahan
pengertian dalam bentuk gagasan, informasi dari seseorang ke orang lain
(Handoko, 2002: 30). Tidak ada kelompok yang dapat eksis tanpa komunikasi:
pentransferan makna di antara anggota-anggotanya. Hanya lewat pentransferan
makna dari satu orang ke orang lain informasi dan gagasan dapat dihantarkan.
Tetapi komunikasi itu lebih dari sekedar menanamkan makna tetapi harus juga
dipahami (Robbins, 2002: 310).
Komunikasi dalam organisasi atau
perusahaan dapat menentukan efektif atau tidaknya penyampaian pesan atau
perintah antar anggota organisasi, baik antara atasan dengan bawahan (downward communication), bawahan dengan
atasan (upward communication), maupun
antar anggota yang jabatannya setaraf (lateral
communication).
B. Proses Komunikasi
Proses berkomunikasi dimulai dari
adanya pesan yang akan disampaikan. Jadi dalam berkomunikasi, kita menyampaikan
pesan yang ada pada kita kepada orang lain. Proses berkomunikasi dimulai dari
adanya pesan yang akan disampaikan oleh pengirim, kemudian ditransfer melalui
suatu channel (saluran), kemudian
diterima oleh penerima.
a. Penginterprestasian
Hal yang diinterpretasikan adalah
motif komunikasi, terjadi dalam diri komunikator. Artinya, proses komunikasi
tahap pertama bermula sejak motif komunikasi muncul hingga akal budi
komunikator berhasil menginterpretasikan apa yang ia pikir dan rasakan ke dalam
pesan (masih abstrak). Proses penerjemahan motif komunikasi ke dalam pesan
disebut interpreting.
b. Penyandian
Tahap ini masih ada dalam komunikator
dari pesan yang bersifat abstrak berhasil diwujudkan oleh akal budi manusia ke
dalam lambang komunikasi. Tahap ini disebut encoding,
akal budi manusia berfungsi sebagai encorder,
alat penyandi: merubah pesan abstrak menjadi konkret.
c. Pengiriman
Proses ini terjadi ketika komunikator
melakukan tindakan komunikasi, mengirim lambang komunikasi dengan peralatan
jasmaniah yang disebut transmitter,
alat pengirim pesan.
d. Perjalanan
Tahapan ini terjadi antara
komunikator dan komunikan, sejak pesan dikirim hingga pesan diterima oleh
komunikan.
e. Penerimaan
Tahapan ini ditandai dengan
diterimanya lambang komunikasi melalui peralatan jasmaniah komunikan.
f. Penyandian
Balik
Tahap ini terjadi pada diri komunikan
sejak lambang komunikasi diterima melalui peralatan yang berfungsi sebagai receiver hingga akal budinya berhasil
menguraikannya (decoding).
g. Penginterpretasian
Tahap ini terjadi pada komunikan,
sejak lambang komunikasi berhasil diurai kan dalam bentuk pesan.
C. Fungsi Komunikasi
Fungsi komunikasi adalah :
- Kendali: komunikasi bertindak
untuk mengendalikan prilaku anggota dalam beberapa cara, setiap organisasi
mempunyai wewenang dan garis panduan formal yang harus dipatuhi oleh
karyawan.
- Motivasi: komunikasi membantu
perkembangan motivasi dengan menjelaskan kepada para karyawan apa yang
harus dilakukan bagaimana mereka bekerja baik dan apa yang dapat
dikerjakan untuk memperbaiki kinerja jika itu di bawah standar.
- Pengungkapan emosional: bagi
banyak karyawan kelompok kerja mereka merupakan sumber utama untuk
interaksi sosial, komunikasi yang terjadi di dalam kelompok itu merupakan
mekanisme fundamental dengan mana anggota-anggota menunjukkan kekecewaan
dan rasa puas mereka oleh karena itu komunikasi menyiarkan ungkapan
emosional dari perasaan dan pemenuhan kebutuhan sosial.
- Informasi: komunikasi memberikan
informasi yang diperlukan individu dan kelompok untuk mengambil keputusan
dengan meneruskan data guna mengenai dan menilai pilihan-pilihan alternatif
(Robbins, 2002: 310-311).
D. Bentuk-bentuk Komunikasi
Bentuk-bentuk komunikasi dapat
dijabarkan sebagai berikut :
a.
Komunikasi vertikal
Komunikasi vertikal adalah komunikasi
dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas atau komunikasi dari pimpinan ke
bawahan dan dari bawahan ke pimpinan secara timbal balik.
b.
Komunikasi horisontal
Komunikasi horisontal adalah
komunikasi secara mendatar, misalnya komunikasi antara karyawan dengan karyawan
dan komunikasi ini sering kali berlangsung tidak formal yang berlainan dengan
komunikasi vertikal yang terjadi secara formal.
c.
Komunikasi diagonal
Komunikasi diagonal yang sering juga
dinamakan komunikasi silang yaitu seseorang dengan orang lain yang satu dengan
yang lainnya berbeda dalam kedudukan dan bagian (Effendy, 2000: 17).
Sedangkan dimensi lateral, komunikasi
yang terjadi di antara kelompok kerja yang sama, diantara anggota
kelompok-kelompok kerja pada tingkat yang sama, diantara manajer-manajer pada tingkat
yang sama (Robbins, 2002: 314-315). Pendapat lainnya menyebutkan, komunikasi
dapat mengalir secara vertikal atau lateral (menyisi). Dimensi vertikal
dapat dibagi menjadi ke bawah dan ke atas.
a)
Ke
bawah: Komunikasi yang mengalir dari satu tingkat dalam suatu kelompok atau
organisasi ke suatu tingkat yang lebih bawah. Kegunaan dari pada komunikasi ini
memberikan penetapan tujuan, memberikan instruksi pekerjaan, menginformasikan
kebijakan dan prosedur pada bawahan, menunjukkan masalah yang memerlukan
perhatian dan mengemukakan umpan balik terhadap kinerja.
b)
Ke
atas: komunikasi yang mengalir ke suatu tingkat yang lebih tinggi dalam
kelompok atau organisasi digunakan untuk memberikan umpan balik kepada atasan,
menginformasikan mereka mengenai kemajuan ke arah tujuan dan meneruskan
masalah-masalah yang ada.
E. Hambatan Komunikasi dalam Organisasi
Secara Efektif
Berikut ini beberapa hambatan
dalam berkomunikasi secara efektif yaitu:
- Filtering, yaitu pengirim pesan memanipulasi informasi sehingga
informasi tersebut seakan-akan terlihat menguntungkan.
- Selective perception, yaitu penerima pesan dalam proses komunikasi
secara selektif melihat dan mendengar pesan tersebut berdasarkan
kebutuhan, motivasi, pengalaman, dan berbagai karakteristik pribadinya.
- Information overload, yaitu informasi yang kita terima melebihi
kapasitas kita dalam memproses/mengolah informasi tersebut.
- Emotions yaitu interpretasi yang berbeda terhadap informasi saat
kita sedang sedih dengan saat kita sedang marah.
- Language, yaitu ketidakpahaman terhadap bahasa atau istilah-istilah
tertentu antara satu orang dengan yang lain.
- Silence, yaitu tidak adanya komunikasi.
- Communication apprehention, yaitu ketakutan atau kecemasan
seseorang untuk berkomunikasi.
- Lying, atau berbohong.
F. Definisi Komunikasi Interpersonal
yang Efektif
Komunikasi secara interpersonal dapat dilakukan secara oral (komunikasi secara langsung),
secara tertulis (misalnya melalui email, surat, memo, dan sebagainya), serta
secara nonverbal (misalnya tersenyum,
ekspresi marah, dan sebagainya). Komunikasi dalam Organisasi terdapat dua
bentuk, yaitu: Pertama, Formal
Small-Group Network, yaitu jaringan komunikasi secara formal di dalam
kelompok kecil di dalam organisasi.
Secara umum, bentuk komunikasi ini
terdiri dari tiga bentuk, yaitu bentuk chain
(rantai), wheel, dan all chain (perpaduan dari chain dan wheel). Kedua, The Grapevine,
yaitu jaringan komunikasi di dalam organisasi secara informal.
Perhatikan gambar berikut ini:
G. Komunikasi Interpersonal yang Efektif
Adapun komunikasi interpersonal
efektif dalam suatu organisasi mencakup dua bagian yaitu:
- Componential
Menjelaskan komunikasi antar pribadi
dengan mengamati komponen-komponen utamanya, dalam hal ini adalah penyampaian
pesan oleh satu orang dan penerimaan pesan oleh orang lain dengan berbagai
dampaknya dan dengan peluang untuk memberikan umpan balik dengan segera.
- Situasional
Interaksi tatap muka antara dua orang
dengan potensi umpan balik langsung dengan situasi yang mendukung di sekitarnya.
DAFTAR PUSTAKA
- Anonim. Komunikasi dalam organisasi. Diakses dari http://www.manajemenperusahaan.com/komunikasi-dalam-organisasi/. Diakses pada 8 Januari 2014.
- Anonim. (2009). Komunikasi. Diakses dari http://www.lusa.web.id/proses-komunikasi/. Diakses pada 8 Januari 2014.
- Ginintasasi, Rahayu. (2011). Komunikasi. Bandung: Universitas Pendidikan Indonesia.
- Hardjana, A.A. (2008). Komunikasi dalam manajemen reputasi korporasi. Jurnal Ilmu Komunikasi, Vol.5, No.1.
- Hidayati, L.N. (2010). Komunikasi organisasi dan manajemen konflik. Skripsi (diterbitkan). Medan: Universitas Sumatera Utara.
